Kaizen – Triết lý nhỏ nhưng thay đổi lớn trong cách mình làm việc

Mình từng ám ảnh với việc hoàn thiện mọi thứ: quy trình phải chặt, template phải logic, hệ thống làm việc phải trơn tru từ đầu đến cuối. Cứ mỗi lần chỉnh xong một thứ, mình lại nghĩ: “Chắc lần này là phiên bản tốt nhất rồi.” Nhưng rồi đâu lại vào đấy – team vẫn gặp lỗi nhỏ, vẫn có chỗ rối, vẫn cần sửa.

Và thế là mình lại tiếp tục tối ưu. Rồi lại gặp vấn đề mới. Cảm giác giống như mình đang đuổi theo một cái đích không bao giờ tới.

Cho đến một ngày, mình dừng lại và tự hỏi: “Hay là… mình đang hiểu sai cách làm cho mọi thứ tốt hơn?”

Từ đó, mình tìm đến Kaizen – không phải như một công cụ tối ưu, mà như một triết lý sống: không cần làm mọi thứ hoàn hảo, chỉ cần làm tốt hơn mỗi ngày – một chút thôi cũng được.

Mình bắt đầu thay đổi cách nghĩ, cách làm và cách dẫn dắt team – từ kỳ vọng những cú lột xác, sang kiên trì với từng cải tiến nhỏ. Và dần dần, những thứ mình mong đợi từ trước đến nay… bắt đầu trở thành hiện thực – nhưng theo một cách khác, tự nhiên hơn, nhẹ hơn và vững hơn.

1. Kaizen là gì – và vì sao mình chọn sống theo nó

Kaizen là một từ tiếng Nhật, ghép từ hai chữ: Kai nghĩa là thay đổi, Zen là tốt hơn. Nói đơn giản, Kaizen là triết lý về những thay đổi nhỏ – nhưng đều đặn – để mọi thứ trở nên tốt hơn mỗi ngày.

Mình bị cuốn hút bởi Kaizen vì nó quá… thật. Nó không kêu gọi bạn làm điều gì đó ngoạn mục. Không yêu cầu bạn phải “lột xác” sau một khóa học hay thay đổi toàn bộ công ty trong 30 ngày. Kaizen chỉ nhẹ nhàng hỏi bạn mỗi ngày: “Có điều gì bạn có thể làm tốt hơn một chút không?”

Và điều mình thích nhất là: Kaizen không phải thứ chỉ nằm trong sách vở – Toyota đã biến nó thành nguyên tắc sống còn để vận hành cả một đế chế toàn cầu.

Tại Toyota, bất kỳ công nhân nào cũng có quyền dừng dây chuyền sản xuất nếu phát hiện lỗi – và đề xuất cải tiến ngay tại chỗ. Triết lý Kaizen ở đó không chỉ giúp họ tiết kiệm chi phí hay tăng năng suất, mà còn tạo ra một môi trường nơi ai cũng có thể góp phần làm mọi thứ tốt hơn – mỗi ngày, một chút.

So với tư duy “hành động lớn – thành quả nhanh” mà mình từng thấy (và từng chạy theo) trong giới startup hay marketing, Kaizen giống như một người bạn điềm đạm. Nó không hứa hẹn đột phá, nhưng cho mình một thứ vững vàng hơn: sự tiến bộ bền bỉ và có trách nhiệm.

Vì vậy, thay vì đặt mục tiêu “hoàn thiện quy trình công ty trong 1 tháng”, mình chọn cách viết lại từng đoạn, mỗi tuần. Thay vì kỳ vọng team mình sẽ hoạt động như một cỗ máy chỉ sau vài buổi đào tạo, mình học cách để cả team tự cải tiến từng bước – thông qua trải nghiệm thật. Và chính nhịp cải tiến đó, dù nhỏ, mới là thứ giữ mình đi đường dài.

2. Những nguyên tắc Kaizen mà mình thực sự áp dụng

Trong 2 năm áp dụng Kaizen vào công việc và vận hành công ty, mình không ôm hết mọi nguyên tắc một lúc. Mình chọn những thứ đơn giản – sát với hiện thực nhất – và thử nghiệm từng cái. Dưới đây là những nguyên tắc mình thực sự áp dụng, không chỉ lý thuyết, mà đã trở thành một phần trong cách mình làm việc mỗi ngày.

“Hướng tới cải tiến nhỏ thay vì hoàn hảo”

Ngày trước, mình từng kéo dài một quy trình onboarding cả tháng trời chỉ vì muốn mọi thứ hoàn hảo: đầy đủ hướng dẫn, checklist chi tiết, layout đẹp, các bước thật “mượt”. Nhưng rồi khi triển khai, mọi người vẫn thấy rối.

Sau đó, mình đổi cách làm: viết bản đơn giản nhất, cho một bạn intern dùng thử. Dựa vào feedback thật, mình cải tiến từng chút. Kết quả? Team dùng thấy dễ hiểu hơn, thời gian training giảm đi, mà mình cũng không còn bị stress vì sự cầu toàn không cần thiết.

“Tin vào trí tuệ tập thể hơn chuyên môn 1 người”

Có một lần mình làm lại toàn bộ quy trình SEO cho team. Mình tự tin vì đã tham khảo tài liệu của các agency nước ngoài, có trải nghiệm từ nhiều dự án.

Nhưng khi đưa vào áp dụng thì lại không ổn và phải sửa đi sửa lại…

Cuối cùng, bảng quy trình được sửa đến 7 lần. Không phải vì mình kém – mà vì mỗi người trong team nhìn thấy những thứ mà mình không thấy. Và chính những lần phản biện đó mới khiến quy trình thực sự sống được.

“Sửa lỗi ngay khi phát hiện”

Trước đây, có những lỗi nhỏ trong nội dung – như mô tả sản phẩm sai 1 từ, hoặc brief thiếu 1 dòng – mình hay “để đó lát sửa”. Kết quả là những lỗi đó bị lặp lại, hoặc thành lỗi dây chuyền khiến người khác cũng làm sai theo.

Giờ mình giữ thói quen: thấy lỗi là sửa ngay – dù chỉ là một dòng tiêu đề, hay một thông số trong sheet phân tích. Việc này tưởng mất thời gian, nhưng thật ra giúp tiết kiệm rất nhiều công sức sửa sai về sau.

“Kaizen là vô tận”

Mình từng nghĩ: tới một lúc nào đó, quy trình sẽ hoàn thiện, công ty sẽ vận hành mượt, không cần chỉnh gì nữa. Nhưng Kaizen dạy mình một bài học rõ ràng: mọi thứ luôn có thể tốt hơn.

Và chính nhận thức đó giúp mình giữ được sự tỉnh táo, không chủ quan, không thoả mãn sớm. Kaizen không dạy mình thay đổi vội – mà dạy mình kiên định thay đổi đúng.

3. Kaizen trong công việc và công ty – những ứng dụng cụ thể

Kaizen với mình không nằm trên sổ tay lý thuyết – mà ở cách cả team làm việc mỗi ngày. Khi mình bắt đầu đưa tư duy cải tiến liên tục vào công việc, mình không công bố gì to tát, không treo slogan “Công ty này sống theo Kaizen”, mà âm thầm thay đổi từng điểm chạm nhỏ. Và dần dần, Kaizen trở thành một phần trong cách team mình vận hành.

Trong quản lý team

Team mình duy trì một thói quen đều đặn: mỗi tuần báo cáo công việc và cùng nhau đánh giá tiến trình. Không chỉ để xem “đã làm gì”, mà quan trọng hơn là để nhìn lại cách mình đã làm – có gì chưa ổn, cái gì cần bổ sung, cái gì nên loại bỏ để công việc nhẹ hơn mà hiệu quả hơn.

Đôi khi những góp ý rất cụ thể và nhỏ:

• Viết ngắn task lại để đọc nhanh và dễ hiểu hơn.
• Bỏ mấy mục không cần thiết trong file tổng hợp để đỡ rối mắt.
• Thêm tick xanh cho các mục đã xong để nhìn một phát là biết tiến độ.

Nghe thì đơn giản, nhưng chính những thay đổi nhỏ kiểu đó – khi được áp dụng đều đặn mỗi tuần – lại giúp team mình cải tiến liên tục, không để những bất tiện tích tụ rồi bùng ra thành vấn đề lớn.

Điều mình trân trọng nhất là: mọi người trong team đều được góp ý và cùng nhau cải tiến, không phân biệt vai trò hay thâm niên. Ai cũng có thể nói ra một điều chưa ổn, và nếu hợp lý thì sửa liền trong tuần đó. Không cần chờ đến quý sau, không cần làm slide báo cáo hoành tráng.

Với mình, Kaizen trong quản lý team là như vậy: lắng nghe – điều chỉnh – tiến lên từng chút một. Không ồn ào, nhưng chắc chắn.

Trong quy trình SEO

Mình không còn viết những checklist dài 10 trang ngay từ đầu. Thay vào đó, làm – dùng – rồi update sau mỗi dự án.

Cứ sau mỗi tháng, mình mở lại file và hỏi: “Có bước nào thấy dư không?”, “Chỗ nào còn mơ hồ?”. Nhờ vậy, quy trình luôn bám sát thực tế, sống cùng team – chứ không phải một thứ đóng khung, làm một lần rồi cất vào Drive.

Trong xây dựng văn hóa công ty

Thay vì tạo ra một bộ quy tắc hay khẩu hiệu, mình xây dựng văn hóa team xoay quanh một điều cốt lõi: luôn tìm cách làm tốt hơn mỗi ngày – dù là trong công việc, học tập hay nghiên cứu.

Mình không đợi đến khi có lỗi mới ngồi lại sửa. Team mình quen với việc chủ động đặt câu hỏi: “Chỗ này có thể gọn hơn không?”, “Làm cách này có tiết kiệm thời gian hơn không?”, “Tài liệu này nên bổ sung gì để dễ hiểu hơn?”.

Mỗi người trong team đều có quyền đề xuất thay đổi – từ cách viết nội dung, cách đặt tên file, đến cả cách nghiên cứu thông tin trước khi triển khai một dự án. Không có giới hạn vai trò, không cần xin phép – chỉ cần hợp lý, là cải tiến.

Và vì vậy, mỗi ngày làm việc không chỉ là “làm cho xong việc”, mà còn là một dịp để cả team học thêm điều gì đó mới – và làm tốt hơn một phần nào đó so với hôm qua. Đó là văn hóa mình hướng tới: văn hóa Kaizen sống động và tự nhiên – bắt đầu từ những điều nhỏ nhất.

4. Vì sao mình chọn Kaizen như một phần trong lối sống và công việc

Kaizen không chỉ giúp mình làm việc hiệu quả hơn – mà còn giúp mình sống nhẹ hơn. Vì khi mình không còn đòi hỏi mọi thứ phải hoàn hảo ngay từ đầu, mình dần học cách chấp nhận tiến trình – và tin rằng: chỉ cần làm tốt hơn hôm qua một chút, vậy là đủ.

Mỗi ngày, mình không cần chạy theo danh sách mục tiêu dài lê thê. Chỉ cần hỏi bản thân: “Có gì hôm nay mình có thể làm khác đi – để nhẹ hơn, rõ hơn, tốt hơn không?”

Có khi là sửa lại một dòng mô tả. Có khi là rút gọn lại một bước trong quy trình. Có khi là dành 5 phút cuối ngày để note lại điều gì khiến mình thấy chưa ổn. Những điều nhỏ đó – nếu mình đủ kiên nhẫn – sẽ gộp lại thành sự chuyển hóa thật sự.

Và nếu bạn cũng đang tìm một triết lý sống – không hào nhoáng, không cầu toàn, nhưng đủ sâu sắc và thực tế để đồng hành suốt một hành trình dài – thì mình nghĩ bạn nên thử Kaizen.

Không cần thay đổi cuộc sống ngay từ ngày mai. Chỉ cần bắt đầu bằng một câu hỏi: “Hôm nay, mình có thể làm gì tốt hơn một chút?”

Từng chút một – bạn sẽ thấy khác.